Trong kho tàng văn hóa của dân tộc, tài liệu lưu trữ là một di sản có giá trị lớn. Đó là ký ức của lịch sử, là nguồn sử liệu có ý nghĩa hàng đầu đối với việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử dân tộc. Tiếc thay, di sản văn hóa này đã không được bảo tồn hoàn chỉnh, thậm chí tài liệu của nhiều triều đại phong kiến hầu như vắng bóng trong các trung tâm lưu trữ quốc gia hiện nay. Chẳng phải giờ đây, mà từ thế kỷ XVIII, XIX, các nhà viết sử danh tiếng như Lê Quý Đôn, Phan Huy Chú đã phải xót xa than phiền về tình trạng thiếu sử liệu gốc, gây bao khó khăn cho việc biên soạn các công trình lịch sử thời bấy giờ. Năm 1942, Paul Boudet, Giám đốc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương cũng đã viết trong cuốn Lưu trữ của các hoàng đế An Nam và lịch sử An Nam rằng, trong kho lưu trữ hoàng triều (kho bảo quản tài liệu của các triều đại thời vua Bảo Đại) tài liệu trước thế kỷ XIX chỉ còn khoảng 20 văn bản.
Nguyên nhân gây nên tình trạng này có nhiều: Chiến tranh, môi trường khí hậu,… nhưng lỗi lầm của con người, trước hết là của các chính quyền phong kiến đã góp phần không nhỏ. Đó là sự thiếu ý thức bảo tồn di sản quá khứ, không đặt các chức quan và cơ quan trông coi công tác lưu trữ, thiếu luật lệ để điều chỉnh. Quốc triều Hình luật triều Lê có tới trên 70 trong tổng số 722 điều khoản của bộ luật này, quy định các thể chế về văn bản giấy tờ, thì chỉ duy nhất một điều khoản đề cập một cách gián tiếp đến việc lưu trữ tài liệu (điều 195).
Chỉ từ triều Nguyễn, hay chính xác hơn – từ triều vua Minh Mệnh trở đi (1820-1840), công tác lưu trữ tài liệu, sổ sách của nhà nước mới được chính quyền lưu tâm. Minh Mệnh là vị hoàng đế có công khai sáng về mặt này. Sách Đại Nam thực lục (ĐNTL) đã viết về ông: “Vua sáng suốt, cẩn thận và chỉnh thể. Những chương sớ trong ngoài tâu lên, nhất nhất xem qua, dụ tận mặt cho các nha nghĩ chỉ phê phát, việc quan trọng thì phần nhiều vua tự nghĩ soạn, hoặc thảo ra, hoặc châu phê…”(1). Đồng thời với cải cách sâu rộng về hành chính, ông đã đề ra nhiều chủ trương và biện pháp mang tính chất khai sáng về lưu trữ văn bản, sổ sách, nhằm phục vụ cho hiện tại và bảo tồn lâu dài cho hậu thế.
Những khai sáng của Minh Mệnh được thể hiện ở các việc làm sau đây:
1. Đặt cơ quan lưu trữ chuyên trách ở Nội các. Năm 1820, lên nối nghiệp vua cha, Minh Mệnh đã đặt Văn thư phòng để thay cho văn phòng cũ (gồm Thị thư viện, Thị hàn viện và Nội hàn viện). Văn thư phòng ngoài nhiệm vụ giúp việc vua trong công tác văn bản giấy tờ, còn có trách nhiệm lưu trữ các văn bản liên quan đến hoạt động quản lý đất nước của nhà vua. Năm 1829, phỏng theo cách tổ chức của nhà Minh và nhà Thanh, Minh Mệnh lại đổi Văn thư phòng thành Nội các.
Cơ cấu tổ chức của Nội các lúc đầu gồm có 4 tào (tương đương vụ hiện nay), tào Thương bảo, tào Ký chú, tào Đồ thư và tào Biểu bộ. Trong đó tào Biểu bộ chuyên làm nhiệm vụ lưu giữ châu bản (các bản tấu sớ được vua phê bằng bút son và các chiếu chỉ dụ… của nhà vua), sổ sách, giấy tờ hình thành trong hoạt động của Nội các. Làm việc ở đây là các quan chức có học vấn cao với chức danh thừa chỉ (phụ trách chung), biên soạn, biên tu, kiểm thảo và các điển bạ, đãi chiếu. Hàng ngày, họ tiến hành thu nhận tài liệu từ các tào khác gửi đến, phân hoặc lập hồ sơ, viết tóm tắt nội dung, đóng quyển, xét duyệt hồ sơ, đưa tài liệu vào kho bảo quản hoặc đem ra phơi nắng đề phòng chống ẩm mốc.
Như vậy tào Biểu bộ là cơ quan chuyên trách lưu trữ tài liệu của nhà vua và Nội các. Loại cơ quan này chưa hề được lập ở bất cứ văn phòng của một hoàng đế nào trước đó. Tuy nhiên, theo quy định của Minh Mệnh, các văn bản ngoại giao, bản đồ nhà nước, các tác phẩm văn của vua lại được lưu giữ ở tào Đồ thư là cơ quan có chức năng như một thư viện.
2. Chủ trương lưu giữ một cách hệ thống và có chọn lọc tài liệu hình thành ở các bộ. Dưới thời Minh Mệnh, tài liệu hình thành ở các bộ đã được lưu giữ một cách có hệ thống để phục vụ cho công tác quản lý, như thanh tra, kiểm tra tài chính, thu thuế, tuyển quân, quản lý đội ngũ quan lại, xử án,… Bao gồm các loại:
– Các văn bản do bộ ban hành: Quan trọng nhất trong loại này là các sổ sách của bộ tấu trình được vua phê duyệt. Theo quy định của nhà vua, các bản phó của những văn bản này được giao lại cho bộ sở quan để thi hành và lưu chiểu.
– Văn bản của các địa phương: Gồm các văn bản gửi bộ và các sổ sách tâu trình được vua phê duyệt. Minh Mệnh quy định: Đối với sổ sách của các địa phương thì bộ sở quan giữ lại bản phê chữ son và sao chép bản phó gửi cho Văn thư phòng.
– Tài liệu nghiệm thu các công trình xây dựng: Các công trình xây dựng cơ bản sau khi hoàn công đều phải tiến hành nghiệm thu một cách nghiêm túc. Hồ sơ nghiệm thu phải được lưu trữ để theo dõi tuổi thọ của công trình và truy cứu trách nhiệm khi cần thiết. ĐNTL chép rằng, năm Minh Mệnh thứ 10 (1829) đã “chuẩn định từ nay, phàm các công trình xây dựng, tu bổ ở kinh, khi làm xong, Công bộ và Hộ thành binh mã sứ theo lệ ủy giao nhân viên đến khám nghiệm, lập đủ tờ cam kết của viên giám tu, lưu giữ ở bộ, để phòng ngày sau tra xem niên hạn bảo cố, không phải làm tờ tâu như trước nữa, ghi làm lệ”.
– Văn bản, sổ sách về quản lý đội ngũ quan lại: Dưới triều vua Minh Mệnh, công tác quản lý đội ngũ quan lại đã được thực hiện khá chặt chẽ. Tài liệu hình thành trong công tác này được các bộ hữu quan lưu giữ để làm căn cứ xét khen thưởng, bổ nhiệm thăng giáng quan chức. Quan trọng nhất trong số này là lý lịch các quan chức và các văn bản nhận xét đánh giá quan lại trong các kỳ khảo khóa (3 năm một lần). Theo ĐNTL, năm 1826, nhà vua đã định lệ làm “sách ly lịch” của các quan lại văn võ ở trung ương và địa phương. Mỗi người phải làm ba bản – Giáp (bản chính), Ất, Bính (phó bản) nộp cho Bộ Lại. Bộ Lại cùng với Bộ Binh cử chuyên viên xét duyệt kỹ. Sau đó, các quan phụ trách của hai bộ và các chuyên viên khảo duyệt ký tên vào bản Giáp, đóng dấu bộ và dấu của vua rồi đem lưu ở Bộ Lại. Còn bản Ất và bản Bính chỉ cần đóng dấu bộ, bản Ất chuyển cho Bộ Binh, bản Bính được đưa về bảo quản ở cơ quan mà quan chức đó làm việc.
– Sổ tuyển: Loại sổ này do xã kê khai, nhằm giúp nhà nước nắm được các hạng dân đinh của các làng xã trong cả nước. Sổ tuyển có từ thời Gia Long, nhưng dưới triều Minh Mệnh được kê khai cụ thể và chi tiết hơn gồm tất cả nhân số các hạng như “chức sắc, khoa mục, binh đinh, người già ốm, trốn, chết, tiểu nhiêu (người lùn), xiêu tán mới về,…”. Sổ được lập thành ba bản. Bản Giáp đệ giao Bộ Binh, còn bản Bính thì lưu giữ ở trấn (đơn vị hành chính tương đương tỉnh).
– Sổ chỉ tiêu: Đây là một loại sổ sách tài chính được lập ra ở Bộ Hộ – cơ quan phụ trách về tài chính thuế khóa, ruộng đất của nhà nước. Theo quy định của Minh Mệnh, loại sổ này phải làm thành hai bản, bản chính do bộ giữ, bản phụ lưu ở Văn thư phòng.
Ngoài những tài liệu, sổ sách nói trên, có thể còn nhiều loại văn bản được lưu trữ ở các bộ mà sử sách không ghi chép. Mặt khác, do sự khác biệt về chức năng nhiệm vụ giữa sáu bộ, nên tài liệu hình thành và được lưu giữ ở mỗi nơi chắc chắn sẽ có sự khác biệt.
Điều đáng lưu ý là thời bấy giờ, đối với tài liệu được bảo tồn lâu dài đều phải qua xem xét lựa chọn. Năm 1833, Minh Mệnh đã chỉ thị cho các bộ, viện giảm bớt công văn giấy tờ, đồng thời phân loại, thống kê những tài liệu hiện đang lưu trữ trình vua xem xét để loại bỏ bớt. Nhà vua nhấn mạnh : “Việc này cốt cho công việc được giản tiện,châm chước cho thích hợp với sự nghi, các người là ấn quan của các bộ, viện nên bàn bạc cho thỏa đáng”. Để đề phòng các nơi tùy tiện loại hủy những tài liệu có giá trị, vua nhắc nhở: “Nhưng trong việc tỉnh giảm cũng nên lưu lại những bản đương án (hồ sơ cần nghiên cứu sử dụng lâu dài – T.G), chớ sơ lược quá để đến nỗi không tra xét vào đâu được, thì là uốn cong hóa ngay lại là không tốt”(2).
3. Đặt chế độ thanh tra lưu trữ định kỳ: Cứ 6 năm một lần vào các năm Tỵ, Hợi, Ban Thanh tra do vua cử, gồm nhiều quan chức của các bộ và một số nha môn. Theo ĐNTL, trong lần thanh tra đầu tiên tài liệu lưu trữ của Bộ Công năm 1826, nhà vua đã cử một Ban Thanh tra do Phó Đô thống chế Trần Văn Long làm Đổng lý. Minh Mệnh còn yêu cầu kiểm tra một cách kỹ càng từng loại tài liệu: “Cứ xét từ năm Gia Long thứ nhất đến năm Minh Mệnh thứ 7 (từ năm 1802 đến 1826 – T.G), tất cả các thứ tài liệu khai tiêu, thực tại, chữa trị trước, mới thu vào theo từng khoản mà khám xét”(3).
4. Lập kho lưu trữ quốc gia đầu tiên ở nước ta: Tàng thư lâu được xây dựng giữa hồ Học Hải năm 1825. Tòa lầu này có hai tầng, tầng trên 7 gian 2 chái, tầng dưới 11 gian, phía tây có cầu nối với bờ hồ. Nơi đây được dùng làm kho lưu trữ bảo quản sổ sách hình thành từ năm trước của các bộ nộp vào như địa bạ, sổ thuế. Theo Paul Boudet, số lượng địa bạ bảo tồn ở Tàng thư lâu năm 1942 có tới 12.000 quyển. Mục đích và chủ trương xây dựng kho lưu trữ này được phản ánh trong tấm bia có tiêu đề “Tàng thư lâu ký” vốn được dựng ở nơi này (hiện không còn) mà học giả Phan Thuận An đã tìm thấy bản dập ở Thư viện Viện Nghiên cứu Hán Nôm, dịch như sau:
“Thần nghe rằng sở dĩ sổ sách của nước nhà để lại được phép tắc cho đến ngày nay là nhờ có kho cất giữ chung ở một nơi cẩn thận, tránh xa nước và lửa để có thể lưu truyền lại lâu dài về sau, hầu làm khuôn phép đời đời. Nay kính theo tôn ý hoàng thượng, ngài dù bận rộn với muôn việc nước, nhưng cũng có lúc rỗi để quan tâm đến việc này mà ngài còn hạ lệnh xây tòa nhà lầu ở phía đông bắc của hoàng thành. Đắp đất, xây đá và gạch. Đào hồ sâu xung quanh. Xây tường ở bờ bên ngoài quanh hồ, chi dụng nhiều vật hạng trong kho, nào có tiếc.
Sau khi xây xong, hoàng thượng hạ lệnh cho các quan chuyên trách kiểm kê lại sổ sách, chọn ngày lành, chuyển đến tầng trên của tòa nhà lầu, tàng trữ tại đây để tỏ rõ sự phát huy mưu lược vào việc sửa trụ to lớn, lưu truyền mãi tấm gương tốt đẹp cho đời sau.
Tòa nhà lầu được xây cất để làm nói tàng trữ sổ sách, cho nên kính cẩn đặt tên cho nó như thế.
Ngày tốt tháng mạnh đông Bính Tuất năm Minh Mệnh thứ 7”.
Có lẽ tác giả bài ký này là thự Thống chế Đoàn Đức Luận.
Qua tấm văn bia nói trên càng có cơ sở để tin chắc rằng Minh Mệnh là người sáng lập Tàng thư lâu – kho lưu trữ quốc gia đầu tiên ở nước ta. Chúng tôi khẳng định điều này còn vì lẽ Tàng thư lâu tập trung lưu trữ sổ sách của nhiều cơ quan nhà nước trung ương triều Nguyễn, hoàn toàn khác với vai trò Biểu bộ của Nội các, chỉ chuyên lưu giữ tài liệu của vua và văn phòng giúp việc vua.
Tiếc rằng hiện nay chúng ta chưa biết được tận tường ngoài sổ thuế và địa ba, Tàng thư lâu còn bảo tồn những loại sổ sách gì? Chế độ bảo quản và sử dụng chúng như thế nào? Vì rằng, sau Cách mạng tháng Tám, khi thực dân Pháp trở lại chiếm kinh thành Huế, đã chuyển toàn bộ sổ sách lưu trữ ở đây đi nơi khác. Và, từ đó tòa nhà mang ý nghĩa lịch sử này không còn là kho lưu trữ nữa.
Ngày nay, đứng trước di sản lưu trữ vô giá của triều Nguyễn để lại – gồm gần 11.000 quyển địa bạ, hơn 700 tập châu bản trên 30.000 tấm mộc bản,… mà Nhà nước đã quyết định chi nhiều tỷ đồng cho việc bảo quản thống kê, biên dịch công bố các tài liệu này, hẳn chúng ta không thể không trân trọng ghi nhận Minh Mệnh là vị hoàng đế đã góp công xứng đáng.
CHÚ THÍCH
1. Quốc sử quán triều Nguyễn, Đại Nam thực lục chính biên, tập 5, Nxb. Khoa học, Hà Nội, 1963, trang 57.
2. Sách đã dẫn, tập 7, trang 85.
3. Sách đã dẫn, tập 12, trang 186.